ВВЕДЕНИЕ...…………………………………………………………………………….5

I. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ………………………………………………………….8

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

Анализ деятельности "КАК ЕСТЬ"…………………………….…………………..…....8

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности…………………………….....8

1.1.2. Организационная структура управления предприятием……………………….10

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия…………………....12

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости

автоматизации…………………………………………………………………………...13

1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика

существующих бизнес процессов……………………………………………………...13

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и

ее описание ………………………………………………………………………………17

1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной

техники для решения задачи…………………………………………………………...20

1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и

защиты информации……………………………………………………………………25

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

"КАК ДОЛЖНО БЫТЬ" …………………………………………………………...…..28

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи………………..28

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи……………………......35

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации

задачи……………………………………………………………………………………..40

1.4. Обоснование проектных решений………………………………………………...42

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……....42

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению…………...45

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению………….....52

II. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ………………………………………………………………….55

2.1. Разработка проекта автоматизации……………………………………………….....55

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации………………………………55

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание……………......59

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации ……………………………..62

2.2. Информационное обеспечение задачи………………………………………………64

2.2.1. Информационная модель и её описание………………………………………….64

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной

информации………………………………………………………………………………..67

2.2.3. Характеристика результатной информации……………………………………...68

2.3. Программное обеспечение задачи……………………………………………….....69

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)………………………69

2.3.2. Характеристика базы данных…………………………………………………......73

2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)……………78

2.3.4. Описание программных модулей…………………………………………………78

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание………………………81

III. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА………..92

3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности……….92

3.2 . Расчёт показателей экономической эффективности проекта……………………..99

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..104

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ………………………………………..………..107

ПРИЛОЖЕНИЯ.………………………………………………………………………….109

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы делопроизводства крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.

Компьютерный же учет имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в делопроизводстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество делопроизводителей, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их работы. Таким образом при применении компьютера "количество переходит в качество": увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения делопроизводства[1].

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

В условиях жесткой конкуренции одним из способов противодействия неблагоприятным условиям является построение эффективной информационной системы делопроизводства, поэтому тема дипломного проекта является актуальной.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

В связи с постоянно растущим бумажным оборотом предприятия возникла необходимость в автоматизации работы делопроизводства, так как делопроизводители, выполняющие все операции делопроизводства не могли больше быстро и качественно справляться со своими обязанностями при все возрастающем количестве документов.

Целью данной выпускной работы является анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО ИК "СИБИНТЕК".

В данной работе рассмотрены следующие вопросы:

Первая глава представлена аналитическим обзором:

- рассмотрена характеристика предметной области предприятия, технико-экономические показатели, характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации;

- проведен анализ существующих разработок на рынке. Определено, что задача автоматизации документооборота на предприятии будет решена по средством собственно разработанной программы, а не за счет уже имеющихся решений;

- систему электронного документооборота планируется внедрять по участкам, начиная с головной организации;

- при обеспечении информационной безопасности следует ориентироваться на ГОСТ Р 50922-2006.

Вторая глава представляет собой проектную часть:

- определены этапы жизненного цикла разрабатываемой системы;

- составлена информационная модель задачи;

- для разработки автоматизированной системы документооборота были выбраны языки Object Pascal и среда разработки Delphi 7.0 и СУБД Interbase 6.5, так как эти средства в полном объеме позволяют реализовать поставленную задачу;

- разработана ER-модель базы данных.

В третьей главе проводится обоснование экономической эффективности проекта:

- приведен расчет показателей экономической эффективности. Из расчетов видно, что экономическая эффективность программного продукта и эффект довольно высоки;

- трудовые и стоимостные затраты сократились за счет уменьшения времени на выполнение процессов по предлагаемому варианту, уменьшения затрат при внедрении системы на предприятии.

В Заключении кратко излагаются результаты дипломной работы, которые были сделаны в ходе разработки системы электронного документооборота.

1. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.

2. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - с.70.

3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем - М.: Финансы и статистика, 1989г

4. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства.// Секретарское дело. 2000. - № 4 - с. 41.

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М., 2002. - с.191.

6. Методические указания по подготовке ВКР для специальности "Прикладная информатика в экономике". / И.А. Меркулина, Е.Н. Каширская, Л.Б. Никандров, А.П. Никитин. М.: ВГНА, 2007. - 78 с.

7. Тихонов В.И. , Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. 1999. -№2. - с. 20-26.

8. Чернов В.Н. Проблемы перевода на новые информационные технологии автоматизированной информационной системы документооборота управления аппарата Правительства РФ // Делопроизводство. 2002. - №2. - с. 16-20.

9. Шпак Ю.А. Разработка приложений в DELPHI 2005/2006.-K.: МК-Пресс,2006.-544с.,ил

10. Автоматизация делопроизводства. Особенности национального делопроизводства. - Режим доступа: http://www.directum.ru/index.shtml

11. Делопроизводство. - Режим доступа: http://www.funnycong.ru.

12. Инкапсуляция_(программирование) www.ru.wikipedia.org/wiki/.

13. Мировой рынок систем электронного документооборота К.Т. Глинских .www.jetinfo.ru/2002/8/1/article1.8.2002.html.

14. Модели жизненного цикла информационной системы. http:// vestnik.ntu.kz /?q=ru/node/374.

15. Обеспечение информационной безопасности, системы информационной безопасности http://www.microtest.ru/hardware/information_security/.

16. Обзор систем электронного документооборота.: - Режим доступа: //www.doc-online.ru/

17. Организационные меры обеспечения защиты информации http://www.itsecurity.ru/press/technology/p03_4.htm.

18. Основные сравнительные характеристики [Электронный ресурс]. -intexpro.ru/Doc/SED.doc.

19. Проектирование баз данных и организация доступа к инм. http://www.mvd.informost.ru/mvd-2005/part2/2.html.

20. Реляционные базы данных www.ru.wikipedia.org/wiki/.

21. СИБИНТЕК. http://www.sibintek.ru.

22. Способы приобретения информационных систем. http://univer-nn.ru/it/sozdanieAIS.php.

23. Схема движения и технология обработки документов.- Режим доступа: http://www.mybntu.com/general/delo/sxema-dvizheniya-i-texnologiya-obrabotki-dokumentov.html.

24. Техническое и программное обеспечение. http: //examen.od.ua/hitech/ page145 .html.

Примечаний нет.